Comment réduire son budget voyage d’affaires

Avec le ralentissement économique, de nombreux groupes ont demandé à leur travel manager de réduire la facture. Or la consolidation des compagnies aériennes, et les réductions drastiques de leurs profits, ont rendu cette équation plus difficile : les discounts accordés aux entreprises ont parfois chuté de 8 à 10%. C’est ce que met en exergue une étude approfondie sur les voyages d’affaires des grandes sociétés ("Corporate Travel Management in Western Europe"), conduite par le cabinet Hermes pour le compte d'Amadeus, et diffusée en France cette semaine.

Les auteurs y formulent des recommandations, après analyse des politiques voyages de onze grands groupes d’Europe occidentale, de dimension mondiale. "La plupart des travel managers – écrivent-ils – n’ont pas de stratégie claire sur la manière de réduire leurs coûts, et manquent de visibilité sur leur activité voyages". 7 des 11 grands groupes européens interrogés voudraient diminuer leurs dépenses de 25%, 5 n'y parviennent pas. Surprenant pour des entreprises de cette taille ! Les travel managers n’ont toutefois pas toujours le pouvoir de mettre en œuvre les améliorations qui s’imposeraient.

Cette vaste étude ne livre pas de recette miracle, mais a le mérite de souligner les bases fondamentales d'une gestion optimisée des déplacements professionnels :

1. Durcir l’application de la politique voyage permet d’économiser environ 23% des dépenses de voyages d’affaires, selon l’étude. La solution passe par la mise en place d’un vrai programme de communication, formation, sensibilisation, remontées d’informations – tout en contrôlant les indicateurs clés de performances (KPis). A travers ce plan d’actions, le message à marteler aux voyageurs est sans surprise qu’il faut davantage utiliser les tarifs à bas coûts, que les classes affaires sont réservées à un petit noyau de dirigeants quand leur voyage a été préalablement approuvé, etc.

2. Utiliser plus souvent, voire rendre obligatoire, le passage par les OBT ("online booking tools", parfois appelés "self booking tools") qui automatisent les transactions sans utiliser de call centers. L’étude souligne la pertinence de ces systèmes, dans la mesure où "92 % des billets d’avion sont émis en point à point ou en aller simple". Il faut systématiser l’automatisation de ces réservations simples, ce qui permet d'aillleurs de mieux les contrôler. L’objectif est aussi, forcément, de réduire le recours aux agences de voyages d’affaires… qui n’ont plus à faire de recherches, mais seulement à valider les transactions réalisées par les voyageurs sur l’OBT. L’étude suggère de connecter les OBT à des outils "online request", pour avoir une visibilité plus large sur l’ensemble des réservations, qu’elles aient été réalisées online ou offline.

3. Traquer la chasse aux tarifs réduits, spécialement dans l’aérien qui pèse le plus lourd dans les budgets : il faut trouver le juste équilibre entre, d’un côté, le nombre d’accords signés et les réductions obtenues et, de l’autre, le temps passé à les obtenir. Pour ce faire, il est indispensable d'utiliser des outils permettant de mesurer les vraies économies réalisées.

4. Former les plus gros consommateurs de voyages. 16% des employés des entreprises interrogées représentent 80% des dépenses de voyages. Il faut concentrer la formation les visant sur une meilleure utilisation des OBT, de manière à réduire les frais d’agences. En sachant toutefois que les économies potentielles à atteindre, à ce chapitre, sont de l’ordre de 2% des budgets.

5. Réduire les coûts administratifs des voyages, qui représentent 46% des coûts indirects. Toute simplification dans ce domaine génère d’importantes économies. Ainsi l’usage obligatoire de cartes de crédit corporate, en lien avec des logiciels de notes de frais, est efficace pour éviter de perdre du temps dans des saisies manuelles. Idem avec l’intégration de tous les outils de back office, OBT et reporting.

6. Gérer un reporting consolidé : il n’y a pas d’amélioration des réductions de coûts sans vrai outil de mesure, permettant un contrôle des objectifs et une analyse des performances. Les entreprises pêchent encore dans ce domaine.

Ce schéma illustre la "rigueur comparée des politiques voyages dans 9 entreprises" :

NB : Mandatory OBT : OBT obligatoire. Pre-trip approval : approbation préalable au voyage. Hotel cap : limitation des dépenses d’hôtels. Business class management / all : classes affaires réservée au management (avec indique un nombre d’heures de vol minimum pour en bénéficier) ou à tous. Credit card corporate/employee account : paiement avec carte de crédit d’entreprise ou sur le compte du salarié remboursé ensuite. Politique strictness : niveau de rigueur de la politique (évalué en camenberts : plus foncés = plus stricts). Le Total" correspond au %age des entreprises choisissant cette solution.