Organiser son propre salon du tourisme

Malgré un coût élevé et une organisation complexe, un salon du tourisme génère des retombées commerciales très intéressantes. Du coup, de plus en plus d’agences tentent l’aventure.

Avant de vous lancer, recensez ce qui existe dans votre région, pour éviter une concurrence frontale. En fonction de ces données, vous fixerez la date de la manifestation (plutôt à la fin de l’hiver ou au printemps). Le choix du lieu est également primordial. Il doit être facile d’accès et sa capacité d’accueil doit correspondre au nombre d’exposants et de visiteurs espérés, l’idéal étant de choisir une structure modulable.

La tâche suivante sera de séduire des exposants, déjà très sollicités. Rodé, le salon de Chalon-sur-Saône peut compter sur la fidélité des TO, et ses organisateurs se contentent d’adresser 100 à 120 dossiers pour recruter. Il n’en sera pas de même lors de la création d’un salon, qui devra ratisser plus large s’il veut convaincre des fournisseurs. Pour attirer les exposants, les tarifs des stands doivent être raisonnables. A Chalon, ils sont loués entre 700 et 1 000 E, équipement et repas compris.

Traiteur, sonorisation, animation, sécurité et gardiennage… de nombreux postes sont à prévoir pour que la manifestation soit un succès. Chacun devra faire l’objet d’une demande de devis bien en amont, pour choisir le fournisseur proposant le meilleur rapport qualité-prix. Pour les hôtesses, il est d’usage de faire appel aux élèves des sections de BTS. Autre point important : la communication, indispensable pour attirer les visiteurs, mais coûteuse. Ainsi, sur les 50 000 E de son budget, le salon de Chalon en consacre 10 000 à l’achat de publicités dans la presse locale et sur les radios. Il convient aussi d’adresser une invitation personnalisée à votre fichier clients.

Merci de votre visite

Pendant le salon, il est nécessaire de prévoir un point de vente sur place, si possible au centre, en tout cas facile d’accès. Et pourquoi ne pas profiter de l’occasion pour négocier avec les fournisseurs une ristourne de 5 % pour toutes les inscriptions sur place ? Enfin, sachez que le travail ne s’achève pas avec la clôture de la manifestation. Votre agence recevra un afflux inhabituel de visiteurs dans les deux à quatre semaines qui suivent. Autant dire que tous les employés devront être à leur poste. Sans oublier qu’il est de bon ton de remercier les visiteurs par courrier.