Gérer le casse-tête du planning des absences

RTT, horaires flexibles, vacances… La gestion des congés et des plannings n’a jamais été aussi complexe. Un vrai casse-tête amplifié par les effectifs restreints, en moyenne deux ou trois personnes par agence. Il faut donc trouver la bonne configuration, moduler en fonction des exigences du point de vente (ouverture le midi, le samedi…) et contraintes des salariés pour installer, au final, une bonne ambiance de travail.

La souplesse et la concertation sont les deux mots d’ordre, y compris dans les réseaux intégrés. Nous laissons aux chefs d’agence une grande liberté pour gérer plannings de congés et d’ouvertures, explique Christine Maury, à la direction des ressources humaines de Nouvelles Frontières Distribution. Chaque responsable de point de vente édite un document informatique sur fichier Excel qui récapitule chaque mois l’état des absences et le planning des horaires, lequel est transmis à la direction régionale, puis au siège. Mais nous fonctionnons sur le principe de la confiance et de l’autocontrôle. Même philosophie chez Jouanno Evasion (sept agences, 31 salariés). Pour la période la plus délicate de l’été, nous demandons à nos salariés d’exprimer leurs souhaits un mois à l’avance, ensuite nous adaptons les horaires, une ouverture plus tardive le lundi ou une fermeture le samedi après-midi, pour tenir compte de la durée légale du travail, explique Thierry Houalard, directeur.

Une pléthore de logiciels disponibles sur Internet

A l’heure de l’Internet, se pose toutefois la pertinence d’un système informatisé des ressources humaines (SIRH). Il suffit de taper gestion des congés sur un moteur de recherche pour trouver pléthore de logiciels (d’Octime à Office Planning) permettant de gérer en un clic les absences. On trouve des matériels à partir de 35 E, mais certains programmes plus lourds peuvent se télécharger gratuitement, pour un test limité dans le temps. Nouvelles Frontières devrait s’équiper en 2005. Cela facilitera la collecte et surtout la saisie des données, avec des soldes de congés calculés automatiquement, mais ne dispensera jamais d’une réflexion au sein de chaque agence, note Christine Maury. L’échange reste fondamental, insiste Thierry Houalard. On ne peut pas communiquer uniquement par mail !