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Comment construire un voyage incentive

7 L’organisation d’un voyage incentive exige de comprendre parfaitement les attentes du client et de savoir faire preuve d’originalité.

Parallèlement à la gestion de leur billetterie, les entreprises confient parfois la gestion de leurs voyages incentives à leur agence traditionnelle. Cette activité demande une compétence pointue et une rigueur dans le travail. Avant d’accepter, demandez-vous si votre agence dispose en interne d’une expérience de production. A défaut, mieux vaut vous cantonner à votre rôle de distributeur et faire appel à un producteur spécialisé. Dans ce cas, le plus difficile est de trouver le bon fournisseur. Ce qui suppose d’avoir bien compris les besoins de votre client.

La difficulté varie si sa demande est ouverte (à vous de faire des propositions) ou fermée (la destination est fixée). Dans tous les cas, demandez des informations sur l’activité de l’entreprise, la taille du groupe, la qualité des voyageurs (encadrement, force commerciale ou clients, mais aussi âge moyen, mixité…), le budget, les expériences déjà vécues par la société, les objectifs de communication. Car vous devez vendre une solution de récompense avant une destination. A ce titre, il est utile de coordonner vos efforts avec l’agence de communication choisie par l’entreprise, par exemple pour définir l’identité visuelle de l’opération ou pour harmoniser les étapes du voyage avec les messages que souhaitent faire passer la direction.

Une bonne négociation et un zeste d’imagination

Votre rôle sera ensuite de négocier les composantes du voyage : aérien, hébergement, et surtout un réceptif qui apporte une vraie valeur ajoutée, qu’il soit installé en France ou DMC (Destination Management Company), c’est-à-dire réceptif spécialisé à l’étranger. Pour une opération menée en France, il est possible d’assembler soi-même hébergement, animations sportives ou culturelles, à condition de disposer d’un bon carnet d’adresses.

Mais dans l’Hexagone comme à l’étranger, n’oubliez pas que vous devez faire preuve d’imagination pour sortir des sentiers battus, quitte à faire un repérage sur le terrain, et obliger le cas échéant le TO sous-traitant ou le DMC à être créatifs. La qualité de la prestation est d’autant plus importante que l’entreprise invitante sera beaucoup plus exigeante qu’une clientèle tourisme. Enfin, il est indispensable que vous accompagniez le groupe pour veiller à la qualité et prendre les décisions qui s’imposent en cas d’impondérable.

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