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Les agences mettent le paquet sur les groupes

A la veille du MIT international, les vacances en groupe reviennent à la mode. Ce regain d’activité représente une aubaine pour les agences, à l’heure de la fin des commissions aériennes et d’un nécessaire développement des ventes tourisme.

Un temps décriés, les voyages en groupe font un come- back remarqué dans les agences. La cause : le besoin des seniors d’occuper leur temps libre, la recherche d’une ambiance conviviale pour nombre de clients mais également l’impression d’une plus grande sécurité, alors que les attentats secouent le monde.

En parallèle des groupes constitués et des GIR (groupes d’individuels regroupés), les professionnels notent ainsi l’émergence de groupes d’amis – actifs ou seniors – ou de collègues de travail, voyageant parfois jusqu’à une vingtaine de personnes ! Les programmes sont montés en commun, explique Daniel Boisdron, de Continents en Fête, une agence indépendante membre du Cediv. Au lieu de faire de l’individuel sur mesure, nous faisons du groupe sur mesure. Ces clients, plus disponibles que les individuels et disposant d’un budget souvent confortable, recherchent des produits différents, qui au final ne seront pas plus chers qu’un circuit classique vendu par un TO, assure-t-il.

Proposer des voyages originaux

Afin de diversifier leur activité, beaucoup d’agences entendent surfer sur cette nouvelle vague et développent une activité groupes. Elles adoptent cependant des politiques différentes selon les clients, la destination, le budget et la durée du voyage, la création ou non d’un poste dédié au seul traitement des groupes…

La solution la plus rapide et la plus simple pour démarrer sur ce marché est d’aller piocher dans les productions groupes développées par de nombreux voyagistes tels National Tours, Fram, Top of Travel, Jet tours, Euro Pauli, Travel Europe, CroisiEurope, TUI, Atlantica Tours, Amplitude, Visiteurs, Plein Vent, Croisière jaune… C’est moins risqué et cela ne coûte pas plus cher, assure Claudine Bogureau, de l’agence Les Voyages de Claudine à Châteauroux (36). Si le vol est modifié par exemple, toute la partie terrestre est réorganisée par le tour-opérateur, explique-t-elle.

La deuxième attitude consiste à ajouter à une réservation réalisée chez un TO de nombreuses prestations complémentaires : assurances, pré et post-acheminements, location de véhicules, voire un cocktail privé, une soirée spéciale… L’intérêt est de personnaliser, de customiser des produits standards en fonction des centres d’intérêt du groupe, considère Dominique Beljanski, de Plein Ciel Voyages à Arpajon (91). Certains professionnels préfèrent toutefois monter chaque dossier de A à Z, en négociant avec les services groupes des compagnies aériennes, les hôteliers, les réceptifs… Ce qui exige un personnel disponible et qualifié. Mais c’est notre valeur ajoutée, affirme Daniel Boisdron. Si on construit un voyage en Thaïlande, il devra être vraiment original. On ne réalise jamais deux fois le même programme, assure-t-il.

Ainsi, l’agence peut même être amenée à se transformer en organisatrice d’événements, comme tout bon spécialiste de l’incentive. Dans le cadre d’un congrès, le voyage peut en effet prévoir des excursions pour les accompagnants, des retours échelonnés, des extensions complémentaires… Des petits plus qui augmentent le prix du dossier et valorisent les services apportés par l’agence. Il faut être inventif et sortir des sentiers battus , affirme Dominique Beljanski, ce qui permet de dégager de meilleures marges. Et des idées originales, il en faut pour répondre à certaines demandes, tel ce mariage pour 150 personnes organisé près de Toulon par une agence parisienne (vols, transferts, soirée, hébergement…).

Si travailler pour des groupes est jugé stimulant, il faut néanmoins avoir du temps pour monter ces voyages, parfois atypiques, mais toujours très techniques. Et jongler avec les contraintes, comme la difficulté d’obtenir six mois ou un an à l’avance les tarifs des compagnies aériennes !

Un avantage essentiel : la maîtrise de la marge

En réalité, de plus en plus de distributeurs s’intéressent au marché des groupes, d’abord parce que l’agence maîtrise ainsi directement sa marge. Un point essentiel à l’heure de la baisse des commissions. Elle peut débuter à 8 %, monter à 14 % voire s’envoler au-delà des 20 %. Les forfaits groupes des TO sont proposés pour leur part en prix net, libre à l’agence de fixer sa rémunération. Tout dépend du type de produit et des heures de travail pour monter un dossier, sans oublier la concurrence, explique un dirigeant. Cette rémunération apparaît d’autant plus justifiée qu’il faut tenir compte des changements fréquents demandés par le commanditaire (dates, noms, destinations…) sans parler des imprévus (annulations, intempéries, grèves, attentats…). Si la vente de voyages long-courriers est plébiscitée, il convient de ne pas négliger les propositions de déplacements courts en France ou en Europe, dont les groupes sont très demandeurs pour ponctuer l’année.

Second avantage : l’apport de trésorerie, en raison de l’acompte versé dès la réservation et du solde réglé avant le mois du départ, de surcroît pour des sommes importantes. Car si les clients individuels s’inscrivent de plus en plus tardivement en espérant dénicher la promotion du siècle, les groupes réservent tôt, traditionnellement au printemps pour l’automne, et à l’automne pour le printemps suivant. Cela permet de lisser l’activité sur l’année et de gérer plus sereinement le futur, insiste Dominique Vaucy, directeur de l’agence Les Tour-opérateurs associés (TOA).

Généralement, le montant des arrhes est fixé au coup par coup, selon le client. Afin de se prémunir en cas d’annulation, il s’élève au minimum à 20 % du montant total du dossier, et tourne en moyenne autour de 30 %. Il importe de ne pas être trop gourmand si le contrat est signé très en amont, nuance Dominique Beljanski. Pour le bon équilibre économique de l’agence, la situation idéale serait d’avoir une activité partagée à part égale entre la billetterie, les ventes individuelles et les groupes, estime de son côté Jean-Luc Dufrenne, de l’agence Génération Voyages (Afat Voyages) à Lille (59).

Pour développer une activité groupes, il convient d’abord d’aller chercher les clients en démarchant les associations, clubs, entreprises, comités d’entreprise… L’agence peut commencer par sonder les sociétés dont elle gère la billetterie affaires. Mais aussi dénicher des clients individuels à la recherche de ce type de prestations, pour partir avec leurs amis, leurs collègues de travail, leur association…

On peut aussi, comme Claudine Bogureau, communiquer dans la presse locale. Son agence a décidé de jouer la carte des départs régionaux (de Châteauroux, Limoge et Clermont-Ferrand), en prenant le risque d’affréter chaque année plusieurs appareils, qu’il faudra remplir avec les groupes constitués, puis compléter par des GIR. Il faut le faire savoir…

Trouver les bonnes adresses sur Internet

Autre démarche de plus en plus importante : l’envoi de mailings, après avoir recherché les adresses e-mail des clubs, associations ou entreprises sur Internet. Cela coûte moins cher qu’un mailing courrier. On peut ainsi adresser des pages thématisées, plus attractives, assure Daniel Boisdron. Il faut cependant passer du temps pour trouver les bons contacts dans les associations et pour mettre à jour les fichiers, ajoute Claudine Bogureau.

Certains dirigeants vont plus loin, n’hésitant pas à faire la tournée des comités d’entreprises. Un contact direct qui rassure le client. Je leur demande les voyages qu’ils ont en perspective, pour établir un devis à différentes périodes, précise Jean-Pierre Marie de Turris, directeur de Saint-Mandé Voyages. Et de souligner : Il importe d’être le meilleur, car c’est encore le prix qui fait la différence. Les CE ou associations interrogent en effet souvent deux ou trois agences. De petits cadeaux peuvent alors faire la différence si le montant du dossier est élevé, comme une gratuité pour le leader du groupe. S’il le faut, un salarié de l’agence peut aussi accompagner le groupe, généralement à partir de 30 personnes.

Mais l’idéal est de disposer de personnels dédiés à la seule activité groupes. Avec la présence de très gros CE dans le Nord (Renault, Auchan-Leroy Merlin, Arcelor…), Génération Voyages (à Lille) a ainsi embauché trois commerciaux, qui disposent chacun d’un portefeuille de clientèles. Outre du démarchage, ils participent à plusieurs salons dans l’année, tel Décideurs CE. Des opérations spéciales sont également programmées. Avec les agences Afat Voyages du Nord-Pas-de- Calais qui ont une activité groupes et Thomas Cook, nous inviterons bientôt des responsables de CE et d’associations à Punta Cana pour leur faire découvrir les possibilités de la destination, mais aussi l’ensemble de notre offre groupes, précise Jean-Luc Dufrenne.

Certaines agences se sont par ailleurs positionnées comme de véritables spécialistes. A partir d’un événement de la vie (rencontre, naissance…), d’une passion du dirigeant ou d’un collaborateur (la peinture, l’architecture, la botanique, l’histoire…) ou d’une pratique religieuse ou sportive, elles se sont installées sur des marchés de niche, devenant parfois incontournables à un niveau national. Larivière Voyages (Tourcom) s’est spécialisée dans le nautisme et les circuits en moto, Plein Ciel Voyages (Afat Voyages) dans les déplacements pour assister aux grandes épreuves d’équitation.

Escales du Monde (Tourcom) fait de même avec le judo, et prépare les déplacements pour les Championnats du monde qui se dérouleront à Rio de Janeiro en 2007. Cela implique de bien connaître le milieu du sport et les attentes des supporters en termes de localisation, services, billetterie, transferts, accès privilégiés…, confie Eric Maldy, qui a commencé à prendre quelques contacts en Chine en vue des jeux Olympiques de Pékin en 2008. Il faut trouver des relais sur place et les bons réceptifs. Cette approche de spécialiste permet aussi de mieux cibler la communication, dans des journaux spécialisés par exemple.

Créer l’événement et apporter de la nouveauté

Sur un autre créneau, celui des voyages techniques, Dominique Vaucy et son agence TOA ont emmené des astronomes dans le désert tunisien pour observer l’éclipse du 3 octobre dernier. L’agence Akhor Voyages (Vesoul) fait voyager plusieurs centaines de personnes handicapées chaque année et, de son côté, Génération Voyages s’est fait une spécialité des rencontres musicales en Méditerranée. Son Festival de l’accordéon à Hammamet (Tunisie) et, surtout, Chantissime qui se dé

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