Dans les coulisses de IFTM Top Resa…
Plongée au coeur de l’événement de l’année. Son organisation, ses contraintes de dernière minute, le timing serré des équipes… pour que tout soit prêt le jour J, et au-delà.
Lorsque le rideau se lève le premier jour, on n’imagine pas le chemin parcouru. Tout est beau, propre, ordonné, coloré. Les 300 stands sont prêts, les visiteurs peuvent envahir les allées et prendre possession du salon pendant quatre jours. Deux cents personnes sont mobilisées pour l’événement : hôtesses, manutentionnaires, techniciens de surface, vigiles, traiteurs… Les permanents sont, quant à eux, à pied d’oeuvre depuis… 18 mois. Répartis en cinq services transversaux, ils suivent, depuis l’an dernier, un planning précis du travail à accomplir. Désormais à quelques heures du lancement, l’équipe, emmenée par Vincent Lhoste directeur du salon, est déjà épuisée par quatre jours et nuits de montage. « Chaque personne de l’équipe parcourt au minimum 20 kilomètres par jour », calcule Emmanuelle Millet, responsable marketing et communication. L’installation des plus grands stands a commencé dès jeudi soir, les autres le vendredi matin. Depuis dimanche, tous les permanents sont mobilisés jusqu’à la fin du démontage, sept jours plus tard. « La comptabilité est là pour gérer les encaissements de dernière minute, les commerciaux pour s’assurer que leurs clients sont satisfaits », raconte Vincent Lhoste.
Car placer équitablement plus de 300 stands et contenter plus de 1 100 marques est un vrai casse-tête et le patron de Top Resa bosse sur le sujet depuis déjà plusieurs mois. « Gérer le plan des stands reste le moment le plus épineux. Pour les TO et les réseaux, c’est facile, car ils sont réunis en villages, mais pour les destinations, c’est bien plus compliqué. Du coup, elles tournent d’un quart de tour chaque année. Celles qui sont mécontentes pour cette édition ne le seront pas l’an prochain », explique-t-il.
UNE GESTION DE TOUS LES INSTANTS
De toute façon, quelques jours avant le lancement du salon, les modifications ne sont plus possibles. Le plan est figé. Les équipes peaufinent les derniers détails et n’ont plus le temps de s’attarder sur la répartition des stands. Et malgré la deadline qui approche et la pression qui monte, elles restent calmes et une certaine « force tranquille » plane dans les bureaux parisiens. Pas de crise de nerf ni de larme, l’équipe est expérimentée et chacun sait ce qu’il a à faire : gérer les modifications d’hébergement de dernière minute, relancer les invitations officielles, préparer le transfert des officiels et… s’occuper déjà de l’édition 2012. L’enquête de satisfaction et le plan des stands sont déjà prêts. Car chaque année, une dizaine de marques renouvellent sur place leur participation et les commerciaux doivent être capables de leur montrer le stand qu’ils auront l’année suivante. « Finalement c’est ça le plus difficile, se remotiver immédiatement pour tout relancer », confie Vincent Lhoste. Une histoire sans fin en quelque sorte.
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