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Optimisez le traitement de vos emails avec le mailbot !

L’email a toujours été l’un des canaux préférés des consommateurs. En 2020, il est devenu le 1 er canal de contact des services clients, dépassant le canal téléphonique.

Le secteur du tourisme, très impacté par la crise sanitaire, a vu ce canal inondé par les sollicitations des touristes, pour des motifs récurrents : annulation de réservation, demandes de remboursement, informations sur les mesures sanitaires…

Ces demandes répétitives, chronophages et pour lesquelles un conseiller client n’a pas de valeur ajoutée peuvent désormais être traitées automatiquement ! Grâce au mailbot, automatisez là où cela est pertinent et laissez vos conseillers se focaliser sur des tâches où leur expertise fait sens…

Une automatisation complète ou hybride du traitement

Le mailbot est un robot qui s’appuie sur l’automatisation et l’analyse du langage naturel (NLU) pour répondre vite et bien au client. Il prend en charge et traite les demandes écrites, exprimées en langage naturel.

Deux processus de traitement sont possibles : le mode « full automation » c’est-à-dire 100% automatisé, ou le mode « hybride », qui combine actions humaines et robotisées. Ainsi, grâce à l’analyse du langage naturel et à sa compréhension, le mailbot est en mesure de qualifier la demande.

Il détecte une ou plusieurs intentions exprimée(s) dans le message reçu. Ensuite, le bot rédige une réponse contextualisée. Pour ce faire, il s’appuie sur les outils et bases de connaissances de l’entreprise avec lesquels il communique pour en capter les données.

Le mailbot délivre alors une réponse personnalisée, adaptée au client en demande et non pas une « réponse type ». Cette réponse peut être soumise au contrôle d’un conseiller humain avant envoi par exemple, dans le cadre d’un parcours « hybride ».

Le mailbot peut aussi, plus simplement, se charger de la qualification de l’objet et/ou de l’intention exprimée dans le message, avant d’effectuer un routage ou dispatch du mail vers la boîte aux lettres du conseiller humain adéquat. Le conseiller pourra alors en assurer lui même le traitement.

Le mailbot est également en mesure de détecter les emails ne nécessitant aucun traitement mais simplement un classement dans le dossier du client.

Le mailbot se met ainsi au service du conseiller dont il allège l’activité.

Au service d’une expérience client plus simple et plus satisfaisante

Le mailbot favorise ainsi une régulation des flux de sollicitations écrites et en permet une gestion plus efficace. De plus, il est disponible 24h/24 et 7j/7 et est accessible pour vos voyageurs à tout moment et quel que soit le décalage horaire !

Il contribue ainsi à offrir un meilleur service à vos clients, une meilleure expérience client. En outre, le mailbot répond à un enjeu majeur : l’omnicanalité. Selon une étude Deloitte, 60% des clients qui échangent avec une entreprise sur plusieurs canaux s’attendent à une expérience client cohérente, peu importe l’heure, le lieu, le terminal ou média utilisé.

Ce robot peut lui-même, à une étape du traitement, permettre au client de poursuivre son parcours via un autre canal pour en optimiser le traitement. Par exemple, dans le cas d’une réclamation, l’email-réponse rédigé par le bot peut contenir un lien direct vers l’espace personnel du voyageur dans lequel ce dernier est invité à déposer directement son justificatif.

Le traitement est ainsi facilité et fluidifié pour le client ; la résolution de la problématique n’en est que plus rapide. Le client a gagné en autonomie dans une démarche à moindre effort pour lui et bien plus satisfaisante ! Grâce au mailbot, les échanges entre le client et l’enseigne sont plus rapides et plus efficaces.

Son rôle est clé dans un contexte de relation client où 90% des Français désirent une réponse par email en moins d’une journée*

Le mailbot s’adapte fonctionnellement aux besoins de votre organisation et de votre relation client. Répondez avec plus d’efficacité aux attentes de vos voyageurs et de vos collaborateurs grâce à Djiin, le mailbot Sereneo !

*Pépite-café Election du Service Client de l’Année & BVA, 2020

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