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Comment Cap Gemini gère le voyage d’affaires

Cap Gemini, qui emploie 125 000 personnes dans le monde, consacre un budget de 420M€ par an aux déplacements professionnels. Le groupe de conseils aux entreprises utilise plusieurs outils de réservations en ligne, mais n'en veut plus qu'un seul à terme, ce qui passera par un appel d'offres. Les explications de son travel manager Vitold Horodecki, basé à Montréal (Canada).

L’Echo touristique : Comment se répartit votre budget voyage ?

Vitold Horodecki : Notre budget mondial de travel and expenses (T&E) a atteint environ 420 M€ en 2012, principalement réparti, dans l’ordre, entre les Etats-Unis, la France, l'Inde, la Grande-Bretagne et l'Allemagne. 14 pays concentrent 92% des dépenses. Le budget voyage représente 4% de notre chiffre d’affaires, un bon ratio dans le secteur des services (4 à 6%), et cette part reste stable.

Comment s’articulent vos relations avec les Travel management companies (TMC) ?

Nous avons deux contrats groupe, l’un avec BCD, l’autre avec Egencia, qui gèrent 95% de nos T&E, plus quelques contrats plus confidentiels dans de petits pays, que nous souhaitons harmoniser. Tous les prochains contrats seront d’au moins 5 ans. Nos business, historiquement très locaux, évoluent de plus en plus à une échelle globale. Nous souhaitons tendre vers des systèmes de groupe plus intégrés pour dépasser les frontières avec une offre standard de reporting – plus rapide -, d’autorisations harmonisées au-dessus des frontières, d’accès pour les administrateurs.

Comment fonctionnent vos relations avec les fournisseurs ?

Mon équipe de 8 personnes, couvrant 14 pays, gère en direct les contrats pour tout ce qui est stratégique, à savoir l’accès à l’information (SBT, TMC, GDS). Nous travaillons avec ces fournisseurs sur la base de contrats de 5 ans. Nous traitons aussi des contrats plus courts avec les autres fournisseurs, soit sur 1 ou 2 ans avec les compagnies aériennes par exemple, et sur une année avec les groupes hôteliers.

Quand la conjoncture va mal, les négociations avec ces prestataires sont plus faciles et vice versa. Notre objectif est bien entendu d’obtenir des discounts et des tarifs. Mais les négos sont plus ou moins faciles selon qu’un marché est fortement demandé ou non. Par exemple, le pouvoir de négociation est plus faible pour un hôtel à New York qu’à Denver. Et dans l’aérien, les deals dépendent de la saturation des routes. Ces acteurs pratiquent très bien le yield management.

Etes-vous satisfait de vos SBT ?

Nous avons beaucoup de SBT (Amadeus e-Travel Management, KDS, Egencia, Concur, Citrix). Notre but est de n’en avoir plus qu’un seul. Nous lançons un appel d’offres début 2014 pour une implémentation début 2015. Cet appel d’offres sera pour moi indissociable de deux autres appels d’offres concernant les TMC qui se feront en parallèle, d’autant qu’Egencia est en même temps TMC et SBT. Les taux d’adoption de nos SBT actuels dépendent beaucoup des pays (65 % dans le groupe en moyenne). Tous les voyages simples en aller-retour (90%) n’ont aucune raison de ne pas passer par un SBT. Je préfère que les agences passent plus de temps à gérer les voyages les plus complexes.

Comment voyez-vous évoluer les relations avec les grands acteurs du secteur ?

Les compagnies aériennes et les hôtels ont été les premiers à créer les systèmes complexes que sont les GDS et les premiers à lancer des sites web. Aujourd’hui, l’industrie du voyage n’est plus à jour dans sa façon de partager les inventaires disponibles et elle a pris du retard par rapport à d’autres métiers. Elle utilise trop peu les informations qui existent. Le cœur de mon métier est donc de faire évoluer la manière dont est utilisée et distribuée l’information, pour faciliter la vie de l’entreprise et des voyageurs.

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