Pourquoi et comment conserver SES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS ?
Vos documents sont autant de traceurs qui alimentent l'historique de l'entreprise et peuvent vous être demandés par les pouvoirs publics.
Tout document émis ou reçu par une entreprise dans l'exercice de son activité constitue la mémoire de celle-ci. Une attention particulière doit, à ce titre, être portée à leur conservation. Ces documents doivent être conservés pendant une durée minimale (même si rien n'empêche l'entreprise de les archiver plus longtemps, sauf s'ils contiennent des données personnelles) et selon un format précis. Les délais de prescription, pendant lesquels l'administration peut mener des contrôles, varient en fonction de la nature de ces documents.
Les documents sociaux, tel que les statuts, doivent être conservés 5 ans à compter de la radiation de la société au RCS (registre du commerce et des sociétés). Le registre des procès-verbaux du conseil d'administration, du conseil de surveillance, du directoire, le registre des mouvements de titres et ordres de mouvement, ainsi que les rapports des gérants, des commissaires aux comptes, du conseil d'administration ou du conseil de surveillance et du directoire doivent être conservés 6 ans au siège social de l'entreprise sous leur format d'origine.
Les documents relatifs au personnel, tel que le double des bulletins de paie, le registre du personnel, les documents relatifs aux rémunérations ou les fiches individuelles de répartition de la participation et de l'intéressement, doivent être conservés 5 ans au sein de l'entreprise sous leur format d'origine (6 ans pour l'administration fiscale ; 10 ans dès lors qu'ils présentent le caractère de documents comptables).
Les documents comptables, tels que les livres et registres comptables, les comptes annuels, les documents décrivant les procédures comptables ainsi que les pièces justificatives, doivent être conservés, sous leur format d'origine, pendant 10 ans à compter de la clôture du livre ou registre. Ils doivent être mis à disposition des agents de l'administration dans un délai raisonnable.
Les factures (d'achats et de ventes) doivent être conservées 6 ans selon le Code Général des Impôts et 10 ans au regard des obligations comptables, le plus souvent sous leur forme et contenu originels.
À toutes fins utiles, rappelons que l'ensemble de ces documents doit être conservé dans un endroit fiable et sécurisé à l'abri des intempéries et du vol. Il convient enfin de souligner que l'ensemble de ces obligations, tant sur la durée et le lieu que sur le format, est assorti de sanctions allant de l'amende jusqu'à la peine d'emprisonnement.
Rappelons que l'ensemble des documents doit être conservé dans un endroit fiable.
