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Le voyage d’affaires doit sortir du Small Data

Les entreprises ont du mal à collecter des données fiables et exploitables, notamment via les prestataires hôteliers ou les cartes de paiement.

Agence spécialisée dans les voyages d'affaires pour les PME, Avexia a présenté hier lors du Market Place son 4ème Observatoire du voyage d’affaires. C'était à l'occasion d’une table ronde consacrée à la gestion des données dans l'optimisation des budgets de déplacement.

Les données sont essentielles pour les entreprises puisqu’elles leurs servent à suivre les dépenses des déplacements et leur répartition, mais aussi les engagements des prestataires et fournisseurs ou les comportements des salariés.

Multiplication des sources

Mais leur collecte et leur analyse est un processus complexe, notamment du fait de la multiplication des sources. Le groupe des fournisseurs (transporteurs, restaurants, VTC, assureurs, loueurs) dispose de données précises et faciles à analyser, qui ne concernent toutefois que leur activité. Celui des intermédiaires (TMC, SBT, cartes de paiement) rassemble pour sa part plusieurs types de données complexes et difficiles à décrypter.

Source : Avexia

En bout de chaîne, l’entreprise, si elle veut être autonome dans l’analyse des données, doit agréger toutes ces sources. "On prend chaque fournisseur qu'on intègre à une base. C'est la solution la plus complète mais la plus complexe, explique Julien Chambert, directeur des ventes chez Avexia. Il faut réaliser un investissement pour la mise en place du système, harmoniser les flux, vérifier que les données n'ont pas changé de format, s'assurer qu'on a le temps de les suivre, etc…".

La qualité des données

Mais la qualité des données n’est pas toujours au rendez-vous. "Il faudrait remettre un peu de bon sens paysan, explique Stéphane Laforcade, président de Hotel Corporate System (HRS). Dans l'hôtellerie, on est on fait du Small Data. Notre data, c’est celle des réservations, qui peuvent être modifiées. Hors, ma dépense finale, c'est ce que j'ai payé et qui intègre les frais au comptoir, le petit-déjeuner, le wifi…".

Ces données, dites "de niveau 1", ne sont pas complètes. Ainsi, via les cartes de paiement, les données indiquent le nom du client, le montant, la date et la dénomination sociale de l’hôtel.

"On cherche de la data de niveau 3, précise Stéphane Laforcade. Pour le même voyage, on aurait le nom de l'hôtel et pas sa dénomination sociale, la catégorie, le nombre de nuits, on saurait s’il y a eu un petit déjeuner ou non et le nom du voyageur".

"Dans les données de cartes corporate, il y a par exemple des données de frais personnel. Il y aussi le problème des taxis, une vraie nébuleuse", ajoute Michel Dineman, président de l’AFTM.

Un reporting efficace même sans intégrer toutes les dépenses

Cette question de la qualité des données n’empêche toutefois pas les entreprises d'instaurer un reporting qui leur permet de réduire leurs coûts, même s’il ne trace pas toutes les sources de dépenses.

"La première chose c’est de savoir ce que l’on veut, rappelle Julien Chambert. Le coût de mise en place d'une carte logée, c'est zéro euro. Mettre en place un reporting notes de frais, généralement, c'est un retour sur investissement de 18 à 24 mois".

Brigitte Deslogis, assistante de direction chez Aigle, explique ainsi être "satisfaite" des données dont elle dispose. "J'ai développé avec HCorpo des reportings mensuels et annuels. Je sais qui prend des hôtels, où, à quel coût, et si cela a été anticipé. Nous avons le même système avec les agences de voyages. On a aussi des indicateurs de refus d'économies pour savoir quand un voyageur ne joue pas le jeu. Cela fonctionne très bien. En 2012, on a baissé de 21% les frais de l'entreprise", conclut-elle.

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