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L’art d’organiser une soirée pour ses clients

L’organisation d’une soirée est un bon moyen de remercier vos clients pour leur fidélité. Mais bien les recevoir suppose certaines règles à respecter.

Mardi, 18 heures, dans le vieux Lille. L’agence Génération Voyages (Afat Voyages) n’est plus la même. Bureaux et ordinateurs ont rejoint la réserve, pour céder la place aux tableaux d’un peintre régional et à des sculptures, une vraie galerie d’art. Pour 500 invitations, 180 clients ont fait le déplacement. Buffet soigné et Champagne accompagnent la soirée. Il est difficile de trouver de nouveaux clients. Alors, il faut choyer les plus fidèles et les surprendre, explique Jean-Luc Dufrenne, le patron de l’agence, qui organise trois manifestations de ce genre par an et affiche un taux de fidélité de 40 %.

Réussir une soirée suppose de respecter certaines règles. D’abord, anticiper l’événement plusieurs mois à l’avance pour ne pas être limité dans le choix des prestataires. A moins de 80 E par personne, difficile d’offrir une prestation irréprochable, même si un budget colossal n’est pas forcément le gage de réussite, constate Gérald Grégot, de l’agence événementielle Médiane Organisation à Toulouse. Il faut prévoir le nombre d’invités pour choisir un lieu ni trop grand ni trop petit. Le thème (une destination, un concept artistique…) doit lui aussi être mûrement réfléchi. Un tour-opérateur ou un guide conférencier pourront être de bons partenaires si vous souhaitez mettre en avant une destination, mais attention à ne pas tomber alors dans le piège de la présentation de brochure.

Une relance dix jours avant

Le rythme de vie de votre clientèle déterminera le jour et l’heure de la soirée. Je privilégie le mardi ou le jeudi, car Nantes est une ville active. Les gens viennent après le bureau et, le vendredi soir, ils sont déjà partis à la mer, explique Bernadette Gyselink, chez De Boüard Voyages/Selectour. Il convient d’envoyer les invitations trois semaines avant la soirée. Pour les non-réponses, prévoyez une relance dix jours avant. Et si une soirée constitue à juste titre un levier commercial, n’oubliez pas que les clients ne sont pas à ce moment dans une position d’acheteur. Remerciez-les dans la semaine qui suit, en leur envoyant un mot personnalisé.

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