Comment gérer ses courriers électroniques
Trop de mails tuent les mails ? Pas si sûr. A condition d’user de quelques astuces et d’automatismes pour bien gérer ses courriers électroniques et leur affluence.
C’est un lieu commun : à peine l’agence a- t-elle ouvert ses portes que sa boîte aux lettres électronique déborde. Pour gérer cette pluie de messages, mieux vaut être bien organisé. Voici un petit abécédaire de la gestion des mails, qu’ils soient entrants ou sortants.
Créer des dossiers thématiques aux noms explicites
Pour commencer, le classement des courriers reçus impose la création de dossiers thématiques. Ces classeurs électroniques doivent porter des noms explicites : Argentine, Urgent, Départ du 10-01-2005… Comme les e-mails tendent à se substituer aux courriers traditionnels, il est également vivement recommandé de sauvegarder les plus importants sur son PC (en cliquant sur fichier puis enregistrer sous). Autre bon réflexe : paramétrer son gestionnaire de mails pour pouvoir relire des courriers à distance de son ordinateur (voir dans Outlook Express l’onglet Outils/Comptes/Propriétés/Avancé, puis cocher Conserver une copie des messages sur le serveur).
C’est un garde-fou les jours où vous ne pouvez pas accéder à votre PC pour cause de virus ou de déplacement à l’étranger, souligne Gérard Bogrand, le patron de la société de formation Bogrand Optimum. Ce spécialiste recommande par ailleurs de télécharger un logiciel dédié pour bloquer les spams (courriers non sollicités). Son choix se porte sur l’anti- spam proposé gratuitement à l’adresse www.spamihilator.com.
Toujours inclure une carte de visite virtuelle
Enfin, concernant les courriers sortants, quelques automatismes méritent d’être rappelés. Par exemple, la mention d’une signature complète donne une image professionnelle. C’est l’occasion de décliner son identité (nom et prénom), les coordonnées de l’agence, voire l’adresse de son site.
Les logiciels de navigation proposent d’insérer automatiquement sa griffe. Généralement, il faut autant soigner l’apparence de ses mails que tout autre type de correspondance. Dans le corps du message, la sobriété doit l’emporter. Attention aux pièces jointes obèses pouvant saturer la boîte de votre correspondant.
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