Comment bien gérer son courrier

Dans la recherche d’économies, les agences négligent trop souvent le poste courrier. Avec un minimum d’organisation, il est pourtant facile de le réduire. Commencez par évaluer le volume quotidien et le type d’envois : lettres en service économique, plis internationaux, Chronopost… Pensez aussi à faire jouer la concurrence avec les messageries privées (TNT Express, FedEx…), car La Poste n’a plus le monopole pour les envois supérieurs à 100 grammes.

Il est bon de savoir aussi que La Poste ne s’engage pas sur les délais d’acheminement pour les lettres simples (J+1 à J+3 en jours ouvrés). Votre choix dépendra donc des délais, de l’importance du contenu, de la nécessité ou non d’avoir une preuve de l’envoi… Ainsi un billet pour un départ de dernière minute sera plutôt adressé en Chronopost (de H+8 à J+1) mais à un prix plus élevé, un passeport en recommandé (de J+1 à J+3)… A moins de 8 jours du départ, j’utilise toujours un Chronopost, confirme Michèle Faure, de Courtine Voyages à Avignon. Au-delà, j’envoie une lettre prépayée avec code barre, ce qui permet de suivre son acheminement sur www.laposte.fr.

Machine à affranchir ou service de la sacoche, selon le volume

Les distributeurs qui gèrent de gros volumes de courrier ont recours à des machines qui pèsent et affranchissent, contrôlées deux fois par an par La Poste. Avec un tarif de location de 75 E par mois au minimum, il faut traiter au moins 50 plis par jour pour rentabiliser l’investissement. Nous centralisons chaque soir dans notre agence du boulevard Voltaire, à Paris, le courrier des différents points de vente. Cela a permis de réduire les coûts, précise Eric Szynkier, directeur commercial chez Jancarthier. Une machine à affranchir est d’autant plus rentable que nous l’utilisons pour les mailings, ajoute Christian Huot, directeur commercial du réseau Boiloris.

Avec une trentaine de plis quotidiens par agence, Michèle Faure a opté pour le service dit de la sacoche. Le postier, qui dépose chaque matin le courrier, emporte celui à expédier. Cela me coûte 400 E à l’année pour chaque agence et 0,14 E en plus du tarif normal pour l’affranchissement. Un prix qu’elle considère justifié, par rapport au service et au gain de temps. Enfin, n’oubliez pas d’utiliser les nouvelles technologies mises à votre disposition pour réduire votre facture. d stéphane jaladis