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Comment archiver son courrier électronique ?

Gérer sa boîte de courrier électronique nécessite toujours plus de temps et la disparition des données essentielles de l’agence menace à tout moment. Solution ? L’organiser ou la sous-traiter.

Échanges commerciaux ou comptables, notes, études, litiges… De plus en plus d’échanges sensibles passent aujourd’hui par les boîtes e-mails qui deviennent des carrefours stratégiques d’information et les mémoires d’une agence. Il est prudent de conserver certains documents plusieurs années. Or, même avec des anti-spams efficaces et en éliminant au jour le jour l’inutile, le contenu des boîtes connaît une croissance exponentielle. Avec des photos ou des PowerPoint attachés, elle frôle souvent l’explosion, et il est difficile d’y retrouver un e-mail ou un fichier précis. Outlook Express ou Lotus Notes offrent des fonctionnalités de classement des courriers entrants et sortants, et il est possible de reporter et de classer ses e-mails ou les fichiers attachés dans des dossiers et sous-dossiers (fournisseurs, commandes, contentieux…), sous Windows par exemple. Mais toutes ces bases restent volatiles, à la merci d’une panne d’ordinateur, d’une chute ou d’un vol de portable ou d’un virus. Il est donc prudent de transférer régulièrement ces données, par exemple sur un disque dur externe.

avoir recours à un prestataire extérieur

Mais toutes ces manipulations ont un coût en temps de travail et la durée d’archivage nécessaire peut dépasser plusieurs générations de technologies de stockage. À partir d’un certain nombre de postes de travail et de volumes d’échanges, il devient donc intéressant de se tourner vers un prestataire extérieur en GED (Gestion électronique de documents) : hébergeur de courrier électronique type Wanadoo, filiales de grands acteurs informatiques, institutionnels (CDC Arkhinéo, Aspheria de La Poste) ou stockeurs physiques se mettant à l’électronique (Locarchives, Iron Mountain, Everial), prestataires sécurité (Symantec)… Ils stockent automatiquement vos e-mails sur leur serveur et en préservent la traçabilité par un moteur de recherche. Pour un coût forfaitisé, ils assument les risques (virus, attaques de pirates, volumes, nouvelles technologies ou réglementations…).

Il faut savoir rester indépendant vis-à-vis de ce type de prestataire qui doit utiliser une solution technologique normalisée et, en fin de période contractuelle, vous laisser récupérer vos données, les transférer, ou encore vous en garantir une sauvegarde chez vous au cas où il serait défaillant. D’où l’importance de trouver un consultant indépendant qui vous aide dans la méthode et le choix d’un prestataire, par exemple en vous tournant vers l’Aproged (Association des professionnels de la gestion électronique de documents).

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