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Améliorer la réservation des voyages d’affaires

Les entreprises ouvrent de plus en plus leurs portes aux outils de réservation en ligne, les fameux SBT (self booking tool). Avec l’ambition de réduire leur budget voyages.

De plus en plus d’entreprises, y compris des PME, adoptent un self booking tool (SBT), à savoir un outil de réservation en ligne pour les voyages d’affaires. D’autant qu’un important verrou technologique a sauté avec l’ajout du train sur cet outil. Un SBT permet donc désormais au voyageur de réserver lui-même toutes les composantes de ses déplacements professionnels (avion, hôtel, voiture, train), l’ensemble étant géré in fine par son agence qui réalise du même coup un gain de productivité important.

Comment motiver les clients qui résistent ? En lui vantant les avantages de la réservation en ligne, avec une baisse des coûts de 5 à 20 %, selon KDS, fournisseur technologique. Les sociétés peuvent économiser jusqu’à 25,6 % sur les commissions, et 9,1 % sur le prix moyen des billets d’avion, estime pour sa part Amadeus, notamment grâce à une meilleure application de la politique voyage de l’entreprise, l’outil paramétré (par exemple la classe économique obligatoire pour les vols moyen-courriers) bloquant les dérives.

Convaincre les assistantes

Mais une fois l’installation effectuée, il reste du travail sur la planche ! Le tout n’est pas d’implanter un SBT dans une société, encore faut-il inciter les voyageurs à l’utiliser. Le changement demande une formation, un accompagnement de l’agence pour éviter le recours au téléphone dès la moindre difficulté, ainsi que le soutien de la direction de l’entreprise.

Il faut aussi convaincre les assistantes qu’elles ne se transformeront pas en agents de voyages ! Et prévenir la société d’être patiente : quelques mois s’écoulent entre la signature du contrat et les premiers dossiers réservés en ligne. L’enjeu est de taille car le retour sur investissement passe par le volume. Une société commence à faire des économies quand 30 % des réservations sont automatisées. Afin de pousser les dossiers électroniques, certaines agences proposent une baisse de 50 % des frais de services pour une réservation effectuée en ligne.

La vente des voyages d’affaires sur Internet semble promise à un bel avenir, d’autant que les internautes se sont rodés avec des voyages d’agrément. A l’avenir, les tâches les plus répétitives (comme un Paris-Nice chaque semaine) seront effectuées par le voyageur. Les agences garderont la main sur les réservations complexes, le conseil. Bref, un travail à plus forte valeur ajoutée.

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