Responsable groupes : un poste touche-à-tout

Le responsable groupes se retrouve au sein d’une agence de voyages classique, événementielle, d’un tour-opérateur ou d’un groupiste. C’est le chef de projet dédié aux clients dits « groupes ». Dans le tourisme de loisirs, il s’agit souvent des comités d’entreprises qui organisent des voyages pour les collaborateurs dans le cadre de leurs vacances mais aussi des familles, amis qui ont des projets de vacances en groupes. Dans le voyage d’affaires, il s’agit d’entreprises clientes, tous secteurs confondus, qui organisent un événement pour leurs collaborateurs (séminaires, team buildings, incentives…) dans le cadre de leur activité professionnelle. Il maîtrise la chaîne des acteurs de l’industrie du tourisme et des voyages, des hôteliers aux entreprises clientes en passant par les touropérateurs. Il connaît les besoins BtoB et BtoC de ses prospects/clients, et comprend les comportements des consommateurs finaux.

La première mission du responsable groupes concerne l’avant-événement. Il prospecte, traite les demandes entrantes, analyse les besoins puis élabore ses propositions commerciales. Pour cela, il doit négocier les tarifs et les prestations, d’un côté avec ses clients, de l’autre avec ses prestataires (lieux d’accueil, hôteliers, transporteurs, traiteurs, prestataires d’activités de loisirs…). Ses premières qualités doivent donc être celles à la fois d’un excellent commercial et aussi d’un excellent acheteur, négociateur.

Deux problématiques principales

Une fois le contrat remporté, le rôle du responsable groupes est de concevoir et coordonner l’événement. Se posent alors pour lui deux problématiques principales. Du côté du client tout d’abord : il n’est pas toujours le consommateur final ou le participant à l’événement. On parle alors de BtoBtoC. Pour une clientèle affaires par exemple, le responsable groupes doit parfaitement comprendre les caractéristiques des collaborateurs/consommateurs afin de concevoir l’événement au plus proche de ses attentes qui ne sont pas les mêmes que celles de l’entreprise. La seconde problématique se trouve du côté des prestataires : ils sont nombreux et malgré la phase de validation en amont, les disponibilités de leurs prestations et leurs tarifs évoluent… Le responsable groupes doit alors être un véritable chef d’orchestre et faire preuve de flexibilité, de réactivité et de capacité d’adaptation.%%HORSTEXTE:1%%%%HORSTEXTE:2%%%%HORSTEXTE:3%%%%HORSTEXTE:4%%%%HORSTEXTE:5%%